BASE DE DATOS II.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Tema 1. La importancia de la gestión de la información como recurso invaluable de una empresa.

1. ¿Qué es la información?


2. ¿Para que nos sirve la información?


3. Formas de Administrar la información


4. Definición de una hoja de cálculo


5. Características de una hoja de cálculo (Excel)


6. Aplicaciones de una hoja de cálculo


7. Programas de hojas de cálculo


8. Definición de una base de datos


9. Características de las bases de datos


10. Aplicaciones de bases de datos

1. ¿Qué es la información?

1. Diseño de Sistemas de Información (Burch-Grudnitski:)
La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

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2. Sistemas de Información Gerencial ( Gordon B. Davis.)
La información es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones.

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3. Análisis y Diseño de Sistemas de Información: ( James A. Senn)
Conjunto de datos que dentro de contexto significativo y útil, ésta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

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4. Enciclopedia Británica
En lo general el término información se refiere a los factores y opiniones enviadas y recibidas durante la vida diaria. Se obtiene información directamente de otras personas, medios masivos, bancos de datos y de todos los fenómenos que observamos en el ambiente.

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5. Teoría General de Sistemas (John P- Van Gigh)
Grados de libertad que existen en una situación específica para elegir entre señales, símbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboración de un concepto.

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6. Sistemas de Información administrativa. (Robert G. Murdick)
Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la acción. Se distingue de los datos, porque estos no son estímulos de la acción, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar.

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7. Análisis y Diseño de Sistemas. (Kendall y Kendall)
Elemento decisivo que en un momento dado determina el éxito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que es si, es uno de los promotores de la misma.

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8. Administración (David R. Hampon).
La base de toda información son los datos, los hechos que describen una entidad. Los datos se convierten en información al procesarlos y darles una forma significativa. La información es en realidad, datos transformados para comunicar un significado o conocimiento.

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9. Administración de Organizaciones. (Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig)
Es la sustancia de los sistemas de comunicaciones, en sus diversas formas (impulsos electrónicos, palabras escritas o habladas, informes formales), la información es un ingrediente básico para la toma de decisiones. Aumenta nuestros conocimientos y podría llevar a cambio en creencias, valores y actitudes.

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1.2¿Para que nos sirve la información?

Desde hace mucho tiempo las organizaciones han reconocido la importancia de administrar recursos clave como la mano de obra y las materias primas. En la actualidad, la información se ha ganado el legítimo derecho de ser considerada como un recurso clave. Los encargados de la toma de decisiones por fin han comprendido que la información no es tan sólo un producto derivado de la conducción de los negocios, sino un impulsor de los mismos y que puede ser un factor de éxito o fracaso de una empresa.
Para maximizar la utilidad de la información, una empresa debe administrarla de manera eficiente, como lo hace con los demás recursos. Los administradores deben comprender que los costos tienen una estrecha relación con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información. A pesar de que la información está en todas partes, no es gratuita, y no se debe asumir que se podrá usar estratégicamente para aumentar la competitividad de una empresa.
La amplia disponibilidad de computadoras en red, junto con el acceso a Internet y la World Wide Web, han propiciado una explosión de la información en la sociedad en general y en los negocios en particular. La administración de la información generada por computadoras difiere en aspectos importantes del manejo del manejo de los datos producidos por medios manuales. Por lo general hay una mayor cantidad de información de computadora por manejar. Los costos de organizarla y darle mantenimiento se pueden incrementar a niveles alarmantes, y con frecuencia los usuarios la consideran más precisa que la información obtenida por otros medios.

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1.3 Formas de Administrar la información

Existen básicamente dos métodos para administrar la información:

1.-Métodos Manuales

2.-Métodos Electrónicos

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Los métodos manuales son todos aquellas formas de organizar la información sin uso de la tecnología, es decir, sin la intervención de ningún elemento electrónico (PC, PDA, PALM-TOP, GADGET, ETC.) Un ejemplo de métodos manuales serían los archiveros clásicos en donde se guardan documentos impresos.
En contraparte lo métodos electrónicos basan su funcionamiento en el uso de tecnología, en particular de la computadoras. Ejemplos de esto son las hojas de cálculo y las bases de datos.

1.4 Definición de una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
(la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

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1.5 Características de una hoja de cálculo (Excel)

• Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las comisiones, los pagos, etc.


• Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos - en Excel son muy precisos.


• Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...


• Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos


• Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.


• Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.


• Puede en Excel sumar filas y columnas.


• Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.


• La utilización de las casillas del excel para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta


• En excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitaramos una fila o una columna.


• Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

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1.6 Aplicaciones de una hoja de cálculo

La prestación fundamental de estas aplicaciones informáticas es que pueden elaborar enormes hojas de cálculo realizando rápidamente las tareas repetitivas y aprovechando la gran capacidad de cálculo matemático de los actuales procesadores. Así el programa vuelve a calcular automáticamente cualquier fórmula matemática de la hoja de cálculo que tenga como operando alguna celda de aquellas en las que se ha modificado su contenido numérico. También se le puede dar una gran variedad de características de formato, como tamaño, tipo de fuente, formato numérico, estilo y color; a los datos de las celdas para una mejor presentación de los mismos.
Otra característica es la posibilidad de visualizar los datos numéricos de la hoja mediante distintos tipos de objetos gráficos, que permiten un análisis global y más rápido de los datos. Al igual que las fórmulas, los gráficos también se actualizan automáticamente cuando se cambia el contenido de alguna de las celdas que contienen los datos representados.
Más allá de las habituales operaciones aritméticas, el programa proporciona una biblioteca de funciones predefinidas de todo tipo (matemáticas, financieras, estadísticas, lógicas, de cadena de texto...) que se pueden utilizar en las fórmulas que se introduzcan.
Existen algunas prestaciones más avanzadas como la creación y gestión de base de datos, análisis de datos para obtener un determinado resultado en una fórmula, y elaboración de tablas para reflejar varios casos posibles en una fórmula que depende de varios datos.
El programa ofrece un tipo especial de datos para introducir fechas y horas, lo cual nos permite realizar cálculos con ellos, como por ejemplo hallar el tiempo transcurrido entre dos instantes temporales dados mediante una fecha y una hora.
Para la realización de tareas generales como creación de una factura o elaboración de un informe de gastos o contabilidad, la aplicación proporciona una serie de plantillas, que no son más que un documento de hojas de cálculo preparado con antelación que contiene la estructura, el formato y las fórmulas básicas para realizar una tarea. Asimismo el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas para la realización de tareas específicas que vayan a ser realizadas varias veces en el futuro.
Como toda aplicación informática que elabora documentos, los gestores de hojas de cálculo permiten la impresión de sus archivos desde su ventana de aplicación, incluyendo los dibujos y gráficos que contengan. No obstante cualquier objeto de una hoja de cálculo se puede incrustar en un documento de un procesador de texto , con lo que se puede lograr escritos de presentación muy profesional, en la que se combinen párrafos de texto, tablas de datos y cálculos complejos, gráficos y dibujos.

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1.7 Programas de hojas de cálculo

• Calc, integrada en OpenOffice.org


• Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office


• Gnumeric, integrada en Gnome Office


• KSpread, de KOffice


• Numbers, integrada en iWork de Apple


• Lotus

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1.8 Definición de una base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente
para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

1.9 Características de las bases de datos

• Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.


• Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.


• Permite compartir información.


• Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.


• Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.

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1.10 Aplicaciones de bases de datos

Las bases de datos se usan ampliamente. Algunas de sus aplicaciones representativas son:

• Banca: para información de los clientes, cuentas, préstamos y transacciones bancarias.


• Líneas aéreas: para reservas e información de horarios. Las líneas aéreas fueron de las primeras en usar las bases de datos de forma distribuida geográficamente.
  
• Universidades: para información de los estudiantes, matrículas en las asignaturas y cursos.
  
• Transacciones de tarjetas de crédito: para compras con tarjeta de crédito y la generación de los extractos mensuales.
  
• Telecomunicaciones: para guardar un registro de las llamadas realizadas, generar las facturas mensuales, mantener el saldo en las tarjetas telefónicas de prepago y para almacenar información sobre las redes de comunicaciones.
  
• Finanzas: Para almacenar información sobre compañías tenedoras, ventas y compras de productos financieros, como acciones y bonos; también para almacenar datos del mercado en tiempo real para permitir a los clientes la compraventa en línea y a la compañía la compraventa automática.
  
• Ventas: para información de clientes, productos y compras.
  
• Comercio en línea: para los datos de ventas ya mencionados y para el seguimiento de los pedidos Web, generación de las listas de recomendaciones y mantenimiento de evaluaciones de productos en línea.
  
• Producción: Para la gestión de la cadena de proveedores y para el seguimiento de la produccción de artículos en las factorías, inventarios en los almacenes y pedidos.


• Recursos humanos: para información sobre los empleados, salarios, impuestos sobre sueldos y prestaciones sociales, y para la generación de nóminas.

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1.11 Programas manejadores de bases de datos

• SQL


• INFORMIX


• ORACLE


• ACCESS

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